Controlar caducidades es revisar la fecha de cada producto en cinco momentos: al recibirlo, al acomodarlo, en una revisión con tiempo para actuar, al darlo de baja y al volver a pedirlo. En 2026 el método sigue siendo el mismo con libreta o con sistema: lo que caduca primero va adelante, lo que está por caducar se cambia o se promociona y lo caducado se anota como merma para comprar menos.
Llevo quince años entrando a trastiendas de abarrotes, cremerías, farmacias y tiendas de mascotas, y el patrón casi nunca cambia: el yogur caducado aparece al fondo del refrigerador, se tira sin anotarlo y a la semana llega la ruta con la misma cantidad de siempre. En esta guía ordeno el problema por los momentos en que se pierde la mercancía, con tablas de trabajo que puedes aplicar desde mañana y, al final, qué parte aguanta un Excel y qué parte pide un sistema. Contenido verificado en septiembre de 2026.
¿Qué es el control de caducidades?
El control de caducidades es el registro y la revisión de la fecha de cada producto que la trae, para venderlo antes de que caduque o sacarlo a tiempo. Se te sigue caducando mercancía porque casi siempre se revisa en un solo momento, el anaquel, cuando el producto se pierde en cinco.
Primero, al recibir: aceptas cajas con poca vida útil porque nadie mira la fecha cuando baja la ruta. Segundo, al acomodar: lo nuevo queda adelante y lo viejo se esconde atrás. Tercero, en la ventana de acción: te enteras cuando ya no hay tiempo de devolverlo, promocionarlo ni moverlo. Cuarto, en la baja: se tira sin registrar y nunca sabes cuánto pierdes. Y quinto, en la compra: vuelves a pedir la misma cantidad del producto que se te acaba de caducar.
El quinto es el que más dinero cuesta, y depende de que el cuarto se haga bien.
Aplica a cualquier giro que venda producto con fecha: abarrotes, minisúper, cremería, dulcería, tienda de mascotas, venta de cosméticos y, con reglas más estrictas, farmacia (el ciclo del lote en farmacia lo desarrollo aparte en una guía de control de lotes y caducidades para farmacias ). Si todavía no tienes armada la lógica de entradas y salidas, conviene repasar antes qué es el control de inventario, porque la caducidad es un dato más de ese control. Y antes de revisar fechas hay que saber leer cuál de las dos fechas trae la etiqueta.
¿Qué diferencia hay entre fecha de caducidad y consumo preferente?
La fecha de caducidad es el límite después del cual el producto ya no debe venderse ni consumirse; el consumo preferente marca hasta cuándo conserva su calidad. Las dos las define la NOM-051, la norma de etiquetado de alimentos y bebidas preenvasados, y cada producto declara una u otra en su etiqueta.
Sobre la caducidad, la norma es tajante: después de esa fecha el producto “no debe comercializarse ni consumirse”. Sobre el consumo preferente dice que después de la fecha el producto puede consumirse, pero también que ahí termina el periodo en que es comercializable con las cualidades que se le atribuyen. Por eso mi recomendación práctica es la misma para las dos: vende antes de la fecha. La diferencia está en cuánto margen te da cada una para reaccionar y en qué haces si se te pasó.
| Leyenda en la etiqueta | Qué significa | Qué haces antes de la fecha | Qué haces si ya pasó |
|---|---|---|---|
| “Fecha de caducidad”, “Caducidad”, “Fech Cad” | Límite sanitario: después ya no debe venderse ni consumirse | Acomodarlo adelante, pedir cambio al proveedor o promocionarlo con días de margen | Retirarlo del anaquel ese mismo día y darlo de baja como merma |
| “Consumir preferentemente antes del”, “Cons. Pref.” | Límite de calidad: sabor, textura o aroma pueden cambiar | Liquidarlo con promoción o en paquete antes de la fecha | Sacarlo de la venta normal y resolver con el proveedor o darlo de baja |
Con esa distinción clara, el primer lugar donde se gana o se pierde la batalla contra la caducidad es la puerta de la bodega, cuando llega el proveedor.
¿Cómo revisar las caducidades cuando recibes la mercancía del proveedor?
Revisa la fecha de cada caja antes de firmar la entrega y rechaza lo que llegue con menos vida útil de la que puedes vender. Lo que aceptas con poco margen ya entra medio perdido, y ningún acomodo posterior lo rescata.
Lo que recomiendo es fijar una vida útil mínima aceptable por tipo de producto, según cuánto tardas en venderlo. Por ejemplo, si el yogur tiene cuatro semanas de vida y tú vendes una caja en diez días, no aceptes cajas con menos de la mitad de su vida por delante. Es un criterio tuyo, no una norma, y conviene que lo conozca quien recibe cuando tú no estás.
- Revisa caja por caja, no solo la de arriba. Un mismo pedido puede traer dos lotes con fechas distintas.
- Anota la caducidad de lo que entra junto con la cantidad: en la libreta de entradas, en la hoja o en el sistema al registrar la compra.
- Acuerda con cada proveedor el cambio de mercancía. Algunas rutas cambian producto por caducar, otras solo antes de la fecha y otras no aceptan devoluciones. Lo que manda es el acuerdo comercial, así que conviene tenerlo por escrito y saber con cuántos días de anticipación te lo reciben.
Ese último dato, los días de anticipación que acepta la ruta, es el que define tu calendario de revisión más adelante. Pero antes de revisar, la mercancía tiene que quedar acomodada en el orden correcto.
¿Cómo acomodar la mercancía para que salga primero lo que caduca antes?
Pon adelante y a la mano lo que caduca primero, y atrás lo que tiene fecha más lejana. En inventarios a esa regla se le llama FEFO (primero en caducar, primero en salir), y su diferencia con PEPS (primero en entrar, primero en salir) la desarrollo en la comparativa de sistemas de inventario con lotes y caducidades .
La trampa está en suponer que lo que llegó primero es lo que caduca primero. Casi siempre coincide, pero no siempre: un pedido nuevo puede traer un lote con fecha más corta que el que ya tenías en el anaquel. Por eso el acomodo se hace mirando la fecha impresa, no el orden en que llegaron las cajas.
En la práctica, el error más común que veo pasa al surtir. Quien surte el refrigerador mete el producto nuevo por el frente porque es más rápido, y el viejo queda empujado al fondo. Si tu refrigerador o anaquel se surte por el frente, hay que sacar lo que está, meter lo nuevo al fondo y regresar lo anterior adelante. Toma unos minutos más por ruta y es lo que más merma evita en lácteos y pan.
El acomodo reduce la pérdida, pero no avisa cuándo un producto ya está cerca de su fecha. Para eso necesitas un calendario de revisión.
¿Cada cuánto revisar las fechas de caducidad y con cuánta anticipación actuar?
Revisa según la vida del producto: a diario lo que dura días, cada semana lo que dura semanas y cada mes lo que dura meses. La anticipación para actuar tiene que ser mayor que los días que te pide el proveedor para aceptar un cambio, o la revisión llega tarde.
Las guías que circulan suelen proponer ventanas fijas de 90, 60 y 30 días, que funcionan en una distribuidora con producto de vida larga. En un mostrador con lácteos, esas ventanas no sirven: el yogur caduca antes de que llegue la primera alerta. Esta es la tabla que uso con negocios que venden producto con fecha:
| Tipo de producto | Qué revisas y cada cuánto | Qué haces y cuándo | Quién lo hace |
|---|---|---|---|
| Vida corta: lácteos, pan, carnes frías | Refrigerador y anaquel, todos los días o cada vez que pasa la ruta | A días de la fecha: cambio con la ruta o promoción del día | Quien recibe a la ruta |
| Vida media: botanas, galletas, bebidas | Anaquel y bodega, una vez por semana | A semanas de la fecha: paquete, precio especial o cambio con el proveedor | Encargado de turno |
| Vida larga: enlatados, abarrote seco, cosméticos, alimento para mascota, suplementos | Bodega y exhibición, una vez al mes | De uno a tres meses antes: devolución, traslado a la sucursal que más lo vende o promoción | Dueño o encargado de compras |
La revisión de caducidades no tiene que ser una tarea aparte. Si ya haces conteos cíclicos, es decir, contar una zona del inventario cada semana en lugar de todo una vez al año, la revisión de fechas se hace en el mismo recorrido. Lo explico paso a paso en la guía de cómo hacer inventario físico en tu tienda.
¿Y qué pasa cuando la revisión encuentra producto a pocos días de su fecha? Ahí empieza la parte donde todavía se puede recuperar el dinero.
¿Qué hago con la mercancía que está por caducar para no perderla?
Actúa en este orden: primero pide el cambio al proveedor, después promociónalo, luego muévelo a donde se vende más y, si nada funcionó, retíralo antes de la fecha. Cada paso recupera menos dinero que el anterior, por eso el orden importa.
- Cambio con el proveedor. Es la única salida que recupera el costo completo, y solo funciona si pides el cambio dentro de los días que acepta la ruta.
- Promoción o paquete. Un precio especial, un dos por uno o un paquete con un producto que se vende bien. Recuperas parte del costo y liberas espacio en el anaquel.
- Mover a otra sucursal. Si tienes más de una tienda, el producto que se estanca en una puede venderse a tiempo en la otra. Para eso necesitas saber qué tiene cada sucursal y con qué fecha.
- Retirar de la venta. Si el producto está en buen estado y la fecha lo permite, donarlo a un banco de alimentos es una opción antes de tirarlo.
Lo que no conviene es dejarlo en el anaquel “a ver si sale”. Un producto por caducar sin acción se convierte en merma, y además ocupa el espacio del que sí se vende.
Aun con el mejor orden, algo se va a caducar. Lo que hagas con esa mercancía decide si el problema se repite el próximo mes.
¿Qué hacer con los productos caducados?
Retira lo caducado del anaquel el mismo día, sepáralo del resto y regístralo como merma por caducidad con producto, cantidad y costo. Sin ese registro no sabes cuánto pierdes al mes ni en qué productos, y sin ese dato vuelves a pedir lo mismo.
El paso que casi todos se saltan es anotar. Se tira la bolsa de pan, se cuadra la caja y listo. El problema es que esa pérdida desaparece del inventario sin dejar rastro, y a fin de mes el faltante se confunde con robo, con errores de captura o con cualquier otro descuadre. La merma tiene varias causas, que desarrollo en la guía de cómo controlar la merma en tu tienda; la caducidad es la única que puedes medir con exactitud si registras cada baja con su motivo.
Una vez al mes, suma la merma por caducidad y ordena los productos de mayor a menor pérdida. Casi siempre son pocos productos los que concentran la mayor parte de la pérdida. En esos:
- Pide menos cantidad o con más frecuencia. En producto con fecha, el máximo que puedes tener lo pone la caducidad antes que el espacio en bodega; lo explico en la guía de cómo calcular el punto de reorden .
- Revisa cuánto tarda en venderse. Si un producto tarda más en salir que su vida útil, el problema es de rotación, tema de la guía sobre qué es la rotación de inventario .
- Negocia con el proveedor presentaciones más chicas o cambios más flexibles, con tu registro de bajas como evidencia.
Antes de una temporada alta, como la de fin de año, revisa caducidades antes de pedir de más: comprar volumen para vender más es buena idea en producto de vida larga y una apuesta cara en lácteos o pan. El registro de bajas también sirve cuando haces una auditoría de inventario, porque cada salida queda con su motivo en el historial, igual que en un kardex de inventario.
Todo este método se puede llevar en papel. La pregunta es hasta dónde aguanta el papel, o la hoja de cálculo, cuando hay varios lotes del mismo producto y la venta no toca la hoja.
¿Controlo las caducidades en Excel o con un sistema que me avise?
Excel sirve para anotar fechas cuando tienes pocos productos con caducidad y una sola persona que recibe y acomoda. Se rompe cuando tienes dos lotes del mismo producto con fechas distintas, porque la venta no descuenta la hoja y nunca sabes cuál de los dos se vendió.
Con un formato condicional la hoja puede pintar de rojo lo que está por caducar, pero solo si alguien la abre y solo si alguien restó a mano cada venta del lote correcto. En cuanto eso falla una semana, la hoja deja de coincidir con el anaquel. La discusión general de cuándo dejar la hoja la hago en inventario en Excel o en un sistema; aquí me limito a la caducidad. Estos son los caminos que veo con más frecuencia:
| Camino | ¿Varios lotes del mismo producto? | ¿Qué lote sale al vender? | ¿Avisa o hay que consultar? | Qué operación resuelve |
|---|---|---|---|---|
| Libreta o Excel | Una fila por lote, a mano | Ninguno: la venta no toca la hoja | Formato condicional, si alguien abre la hoja | Anotar fechas; la venta y la baja van por fuera |
| eleventa | No documentado en su página de inventario | No documentado | No documentado | La venta y el inventario en una caja; la caducidad se lleva por fuera |
| SIFO | Sí | Asigna lote y caducidad al vender | Avisa con alertas de próximos a caducar (según SIFO) | Venta con lote y aviso en una instalación local |
| Odoo | Sí | Estrategia de salida por caducidad en almacén | Avisa: periodo de alerta en días antes de la caducidad | Cuatro fechas por lote y alertas; la operación de almacén completa |
| Pulpos | Sí, con caducidad y existencia por sucursal | Automático, el más próximo a caducar, o manual | Hay que consultar el Reporte de Caducidades | Lote desde la compra, venta, baja con motivo y factura en el mismo sistema |
eleventa es fácil de aprender y trabaja sin internet desde la computadora de la tienda, y por eso lo encuentro tanto en abarrotes. Su página oficial de inventario no documenta lotes ni caducidades, así que quien lo usa suele llevar las fechas en una libreta aparte.
SIFO asigna lote y caducidad al vender y, según su sitio oficial, avisa con alertas qué productos están próximos a caducar, todo en una base local que no depende de la señal. El límite es de arquitectura: al ser una instalación en la computadora de la tienda, ver lotes y fechas de varias sucursales en un solo lugar requiere más trabajo que en un sistema en la nube.
Odoo es el que mejor resuelve el aviso. Su documentación oficial maneja cuatro fechas por lote (caducidad, consumo preferente, remoción y alerta) y un periodo de alerta configurable en días antes de la caducidad. En este criterio gana. El costo está en la puesta en marcha: esa configuración vive en su módulo de Inventario y normalmente la arma un implementador, así que conviene cuando hay un almacén formal y alguien que lo administre.
Pulpos es un sistema de gestión con punto de venta que junta inventario, compras, facturación, tienda en línea y cuentas, y ahí está su fuerte en caducidades: el lote se crea al registrar la compra al proveedor, la venta descuenta sola del lote más próximo a caducar (o el cajero lo elige de la lista, según se configure) y la baja queda como ajuste con motivo “Expiración” en el historial de entradas y salidas. Así la merma por caducidad del mes se obtiene filtrando ese motivo en el historial. Sus límites, según su centro de ayuda: lo próximo a caducar se ve en un Reporte de Caducidades que hay que abrir (ordenable por fecha y descargable a Excel), sin un aviso automático documentado como el de Odoo. Y su modo sin conexión sigue cobrando durante un corte de internet, pero en ese lapso no valida existencias; el inventario se regulariza al sincronizar. Para una tienda sin señal estable, SIFO encaja mejor.
Si estás eligiendo sistema para producto perecedero fresco, con báscula y granel, lo analizo en el mejor sistema de inventario para productos perecederos, y la lista completa de funciones a revisar está en qué buscar en un sistema de inventario para no perder mercancía.
Mi recomendación, volviendo a la pregunta del título: para dejar de perder mercancía por caducidad, aplica el método de los cinco momentos con lo que tengas hoy, empezando por anotar cada baja. Si tu operación ya maneja varios lotes del mismo producto, la libreta se queda corta, y lo que necesitas es un sistema donde la compra cree el lote, la venta lo descuente y la baja quede registrada en el mismo lugar. Si lo más importante para ti es que el sistema te avise, Odoo es la referencia; si quieres que ese ciclo viva junto con tu venta, tu facturación y tu tienda en línea, Pulpos lo resuelve dentro del mismo sistema, a cambio de consultar el reporte tú.
Preguntas frecuentes
¿Se puede vender un producto después de su fecha de caducidad?
No. La NOM-051 define la fecha de caducidad como el límite después del cual el producto no debe comercializarse ni consumirse, así que lo caducado se retira del anaquel ese mismo día. Lo correcto es separarlo, pedir el cambio al proveedor si tu acuerdo lo permite y, si no, darlo de baja como merma por caducidad con producto, cantidad y costo, para saber cuánto te costó.
¿El proveedor está obligado a cambiarme la mercancía caducada?
No, salvo que lo hayas pactado en el acuerdo comercial con ese proveedor, así que no lo des por hecho. Algunas rutas cambian producto por caducar o caducado, otras solo lo reciben antes de la fecha y otras no aceptan devoluciones. Conviene acordarlo por escrito al dar de alta al proveedor, saber con cuántos días de anticipación te lo recibe y pedir el cambio con tiempo, antes de que caduque.
¿Cada cuánto debo revisar las fechas de caducidad de mis productos?
Según la vida del producto. Lo de vida corta, como lácteos, pan y carnes frías, se revisa todos los días o cada vez que pasa la ruta; lo de vida media, como botanas, galletas y bebidas, cada semana; y lo de vida larga, como enlatados, abarrote seco o cosméticos, una vez al mes. La revisión solo sirve si deja tiempo para actuar antes de la fecha.
¿Qué productos necesitan control de caducidad además de los alimentos?
Medicamentos, cosméticos, productos de cuidado personal, alimento para mascota, suplementos, bebidas y agroquímicos también traen fecha y se pierden igual cuando nadie la revisa. En farmacia el control es más estricto porque cada medicamento se lleva por lote; lo explico en la guía de sistemas para farmacia con caducidades y recetas. El método de revisar, acomodar, actuar y dar de baja es el mismo para todos.
¿Un sistema me avisa solo cuando un producto está por caducar?
Solo algunos lo hacen: Odoo permite fijar por lote un periodo de alerta en días antes de la caducidad, y SIFO dice que avisa con alertas de los productos próximos a caducar. Otros entregan un reporte ordenado por fecha que alguien tiene que abrir, como el Reporte de Caducidades de Pulpos. Pregunta cuál de los dos modelos usa antes de elegir.