En 2026, el control de inventario de una farmacia se resuelve lote por lote en tres momentos: al recibir de la distribuidora, al vender y cuando el lote se acerca a su fecha. Pharmacy Lite y Pharmacy Soft documentan un filtro de caducidad al recibir; Pharmacy Lite, SIFO y SICAR venden sin internet; Pulpos puede descontar solo del lote más próximo a caducar, con ese lote conectado a compras, factura CFDI 4.0 y tienda en línea.
Datos, funciones y precios verificados en septiembre de 2026 en la documentación pública de cada sistema.
Casi todas las farmacias que he acompañado llegan con la misma frase: “necesito un sistema que tenga lotes y caducidades”. Y casi todos los sistemas para farmacia dicen que lo tienen. El problema es que “tener lotes” puede significar cosas muy distintas: que el sistema te deje escribir el lote en una casilla, o que te impida recibir una caja que vence en dos meses, o que al cobrar descuente justo el lote que vence primero. En esta comparativa pongo a cinco sistemas frente a esos tres momentos, con la fuente de cada dato.
¿Cómo llevar el control de inventario de una farmacia con lotes y caducidades?
Se lleva registrando cada entrada con su propio lote y su fecha de caducidad, y dejando que el sistema decida qué lote sale en cada venta. Un mismo medicamento puede tener tres lotes en el anaquel con tres fechas distintas, y cada uno necesita su existencia por separado; si el sistema solo cuenta “cajas de paracetamol”, no hay forma de saber cuáles vencen primero.
En la práctica, el medicamento se pierde en tres momentos distintos. El primero es la recepción: si nadie revisa la fecha del lote que manda la distribuidora, compras mercancía que ya no alcanzas a vender. El segundo es la venta: si el cajero toma la caja de enfrente y el sistema descuenta cualquier lote, el que vence primero se queda atrás. El tercero llega cuando el lote se acerca a su fecha y nadie abre el reporte a tiempo. La regla que ordena todo esto se llama FEFO (primero en caducar, primero en salir), y la explico a detalle en la comparativa transversal de sistemas de inventario con lotes y caducidades.
Esta es la tabla con la que comparo a los cinco sistemas. Cada celda sale de su documentación pública; donde el fabricante no lo documenta, lo digo así en lugar de suponer.
| Sistema | ¿Qué revisa al recibir? | ¿Qué lote sale al vender? | ¿Avisa o se consulta? | Antibióticos | ¿Vende sin internet? | Lote en la factura | Modelo de cobro | Operación que resuelve |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Pharmacy Soft | Configurable: permite o bloquea el ingreso de medicamento próximo a caducar o ya caducado | Se vende indicando lote y caducidad; sugiere el más próximo a caducar | Reporte de productos que caducan en un periodo | No documentado en su página de preguntas | No documentado | Sí, configurable por punto de venta | Cotización con el fabricante, sin lista pública | Almacén que surte a varias farmacias, con reabasto automático |
| Pharmacy Lite | Valida meses mínimos de caducidad en la compra y alerta si no cumple | Configurable por producto si se pide lote en la venta | Alerta en la compra; su blog menciona alertas de caducidad | Entradas y salidas con reporte de trazabilidad | Sí, instalado en Windows; sincroniza al volver la señal | No documentado en su página de preguntas | Suscripción mensual o anual | Una farmacia que opera en su propia computadora |
| Pulpos | No documenta filtro de caducidad mínima | Configurable: automático al lote más próximo a caducar, o el cajero elige | Reporte de Caducidades que se consulta y exporta; aviso automático no documentado | Venta con receta (folio, cédula, médico) y reporte de Control de Medicamentos | Modo sin conexión: sigue cobrando en un corte y sincroniza; para entrar sin señal necesita haber iniciado sesión en ese equipo en los últimos 7 días | Sí, opcional | Suscripción mensual o anual; lotes según el plan | Lote conectado a compras, venta, factura CFDI 4.0 y tienda en línea en un mismo sistema |
| SIFO | No documentado | Registra lote y caducidad por producto; la salida por lote no está detallada en su página | Alertas de próximos a caducar y reporte para venderlos antes | Venta asociada a receta y médico; obligatorio solo en los medicamentos que lo requieren | Sí, base local | No documentado en su página | Licencia de pago único (Servidor) | Farmacia sin internet estable que prefiere pago único |
| SICAR | No documentado | Lotes y caducidades; no detalla qué lote sale al vender | Según SICAR, aviso anticipado de próximos a vencer | No verificado | Sí, escritorio (versión clásica) | No documentado en su sitio actual | Pago único por licencia, con precios publicados | Farmacia que quiere pagar una vez, vender sin internet y trabajar fuera de Windows o desde el celular |
Modelos de cobro verificados en los sitios oficiales de cada sistema en septiembre de 2026. Los precios y los planes cambian con frecuencia; consulta el sitio de cada uno para ver los valores vigentes. Pago único y suscripción no se comparan cifra contra cifra. Quedó fuera eleventa: su página oficial de inventario no documenta control por lote, así que para una farmacia que vende medicamento con fecha no entra en esta comparación.
Lo que la tabla deja ver es que ningún sistema gana los tres momentos a la vez. Antes de revisar cada uno, hay que tener claro qué parte de todo esto es obligación sanitaria y qué parte es buena práctica.
¿Qué pide COFEPRIS sobre lotes y caducidades en una farmacia?
La referencia es el Suplemento para establecimientos dedicados a la venta y suministro de medicamentos de la Farmacopea de los Estados Unidos Mexicanos (FEUM), que COFEPRIS usa en sus verificaciones. Pide revisar el número de lote y la fecha de caducidad al recibir la mercancía, y mantener identificado y separado lo que ya no se puede dispensar.
Ningún sistema “cumple con COFEPRIS” por sí solo. La norma habla de procedimientos de la farmacia: quién recibe, qué revisa, dónde se guarda lo caducado y cómo se documenta su destrucción. El sistema ayuda a que esos procedimientos dejen rastro, porque cada entrada y cada baja quedan registradas con su lote. Mi recomendación es consultar la versión vigente del Suplemento en farmacopea.org.mx o con tu responsable sanitario antes de armar tus procedimientos, porque se actualiza por ediciones.
Los antibióticos tienen su propia regla. Desde agosto de 2010, por un acuerdo publicado en el Diario Oficial de la Federación en mayo de ese año, solo se venden con receta, que la farmacia sella y registra al surtir. Eso convierte cada venta de antibiótico en un movimiento de inventario que tiene que cuadrar con la receta. La parte de recetas en el punto de venta la desarrollo en la comparativa de sistemas POS para farmacia con caducidades y recetas; aquí me quedo con el inventario.
Si la norma empieza por la recepción, el primer momento donde un sistema puede ayudar o estorbar es justo ese: cuando llega la caja de la distribuidora.
¿Se puede limitar la entrada de medicamento próximo a caducar en la farmacia?
Sí, pero solo dos de los cinco sistemas lo documentan: Pharmacy Soft permite bloquear el ingreso de medicamento próximo a caducar o ya caducado, y Pharmacy Lite valida una caducidad mínima en meses al capturar la compra y avisa si el lote no la cumple. Los demás registran el lote y la fecha que captures, sin frenar la entrada.
Parece un detalle y es el origen de mucha merma. Una farmacia que recibe un lote con cuatro meses de vida útil de un medicamento que vende despacio ya compró una pérdida, aunque todavía no lo sepa. Con el filtro activo, el sistema te obliga a verlo en el momento en que todavía puedes rechazar la entrega o negociarla. Sin el filtro, la revisión depende de que quien recibe se acuerde de mirar la fecha en cada caja.
Lo que sí hacen todos es registrar el lote en la entrada, y ahí la diferencia está en cuánto se captura a mano. En Pulpos, por ejemplo, la compra puede cargarse desde el XML de la factura del proveedor, y por cada lote se registran número, fecha de fabricación, caducidad y existencias por sucursal. Menos captura manual significa menos lotes mal escritos, que es el error que después descuadra los conteos.
Con el lote bien registrado al entrar, la siguiente pregunta es cuál de todos sale cuando alguien compra.
¿Se puede vender indicando el lote y la caducidad de cada medicamento?
Los cinco permiten vender con lote y caducidad; lo que cambia es quién decide qué lote sale. En unos el sistema lo elige solo, en otros lo sugiere y en otros lo escoge el cajero. Esa diferencia define si el lote que vence primero de verdad sale primero.
Pharmacy Soft
Lo que más me llamó la atención de Pharmacy Soft es cuánto se puede configurar: el control de lote se activa por sucursal y por producto, al vender sugiere el lote más próximo a caducar y la factura puede imprimir lote y caducidad según el punto de venta. Está pensado para una operación con almacén que surte a varias farmacias, con reabasto automático y control que va desde un almacén sencillo hasta un sistema de gestión de almacén completo. Para esa operación es el más completo de los cinco, según sus preguntas frecuentes.
El límite es de acceso: no publica precios y todo pasa por cotización con el fabricante, así que no puedes hacer números sin una llamada comercial. Tampoco documenta en esa página cómo lleva los antibióticos ni si opera sin internet. Para una sola farmacia sin almacén propio, buena parte de su configuración sobra.
Pharmacy Lite
Pharmacy Lite es del mismo fabricante que Pharmacy Soft (Bisoft), orientado a la farmacia que opera en su propia computadora. Su fuerte está en la recepción y en los antibióticos: valida meses mínimos de caducidad al comprar, lleva entradas y salidas de antibióticos con reporte de trazabilidad y sigue vendiendo sin conexión porque se instala en Windows con su propia base de datos. Timbra CFDI 4.0 vía un PAC de tercero, según sus preguntas frecuentes.
El otro lado: el lote en la venta se configura producto por producto, la página no documenta que el lote aparezca en la factura y tampoco documenta tienda en línea. Se paga por suscripción mensual o anual.
Pulpos
Pulpos resuelve la salida de lote con una opción que se configura una vez: automática, donde el sistema toma el lote más próximo a caducar en cada venta, o manual, donde el cajero elige de la lista. Tampoco deja vender un producto con lote si no hay existencias de ese lote. Lo distinto es dónde vive ese lote: en el mismo sistema que las compras, los traspasos, la factura CFDI 4.0 (donde puede mostrarse el lote y la caducidad, si lo activas) y la tienda en línea, así que la venta de mostrador y el pedido en línea descuentan del mismo inventario.
Sus límites, con la misma precisión. El control de próximos a caducar es un Reporte de Caducidades que alguien tiene que abrir, ordenar por fecha y revisar; su centro de ayuda no documenta un aviso automático como el de SIFO. No documenta un filtro de caducidad mínima al recibir. Lotes y recetas dependen del plan. Y su modo sin conexión cubre cortes, pero para entrar sin señal necesita haber iniciado sesión en ese equipo en los últimos 7 días y durante el corte no valida existencias, lo que en productos con lote hay que confirmar con Pulpos antes de depender de ello.
SIFO
SIFO gana en el tercer momento: según su página para farmacias, avisa con alertas qué productos están próximos a caducar y da un reporte para venderlos antes. Registra lote y caducidad por producto (la salida por lote al vender no está detallada en su página), pide la receta y el médico en las ventas que los requieren, como los antibióticos, trabaja con base local sin depender del internet y se paga una sola vez. Lo analizo completo en este análisis de SIFO.
Para varias farmacias, el módulo de sucursales de su versión 2026 comparte catálogo, precios y existencias en tiempo real entre la matriz y cada sucursal, y hace traspasos; lo que no publica es cómo se cobra cada sucursal. La página tampoco documenta un filtro de caducidad al recibir ni el lote en la factura.
SICAR
SICAR se paga una sola vez, guarda la base de datos en la computadora principal y factura CFDI 4.0 de forma nativa. Su versión clásica de escritorio sigue vendiendo y consultando existencias aunque se caiga la señal, y según su página de características maneja lotes y caducidades en el inventario. Lo que lo separa de SIFO, que también se paga una vez y vende sin internet, es dónde corre: se instala en Windows, Linux o Mac (salvo Sonoma y Sequoia), y su app SICAR Móvil, conectada al sistema de escritorio, vende y consulta existencias desde el celular; SICAR no publica cuánto cuesta la app. Si quieres pagar el sistema una sola vez, vender sin internet y trabajar fuera de Windows o desde el celular, ese criterio lo gana SICAR.
El matiz está en cómo sale el lote: su página de características anuncia lotes y caducidades, pero no detalla si al vender el sistema elige solo el lote más próximo a caducar o lo escoge el cajero. Si comparas específicamente esta salida de lote, aquí está la comparación de Pulpos con SICAR, y el sistema completo lo reviso en este análisis de SICAR.
La licencia principal se paga una vez y cada caja extra en red lleva su propia licencia; la licencia trae un paquete inicial de timbres, y los timbres adicionales y la renovación de la póliza de soporte se compran aparte. Los precios están en su tienda oficial. El soporte oficial es a distancia: llamas o escribes por WhatsApp, se abre un ticket y lo resuelven en remoto, igual que la instalación incluida en la licencia. Si hoy usas Aspel Caja, la comparación para farmacia está aparte en Aspel Caja para farmacias.
Aunque la venta descuente el lote correcto, siempre queda algo que no se vendió a tiempo. ¿Qué pasa con ese medicamento?
¿Qué hacer con los medicamentos caducados en tu farmacia?
Un medicamento caducado se saca del inventario vendible, se resguarda identificado como no apto para dispensar y se entrega para su destrucción; en el sistema se registra como merma con su motivo. Lo que se puede hacer antes de la fecha, sin embargo, ahorra la mayor parte de esa merma.
Antes de la fecha: devolver, traspasar o vender primero
El reporte o la alerta de próximos a caducar sirve para tomar una de tres decisiones mientras todavía hay tiempo. Puedes devolverlo a la distribuidora, aunque cada una tiene su propio acuerdo comercial: revisa con la tuya hasta cuándo acepta devoluciones por caducidad, porque no hay una regla general. Si tienes más de una farmacia, puedes pasarlo a la que más lo vende. O puedes ponerlo al frente del anaquel para que salga antes. El proceso completo para cualquier giro lo desarrollo en la guía para controlar caducidades en un negocio.
Ya caducado: sacarlo del inventario y resguardarlo
Lo caducado se separa en un contenedor rotulado, con descripción, cantidad, lote y caducidad, hasta que lo recoge una empresa autorizada para su destrucción. Para el medicamento que traen los clientes existen los contenedores de SINGREM, la organización de la industria para residuos de medicamentos, que ya están en muchas farmacias; eso es otra vía y no reemplaza la destrucción de tu propio inventario.
¿Cómo registrar la merma por caducidad en el sistema?
En el sistema, la baja tiene que quedar como merma con motivo “caducidad” y con el lote exacto. Si la registras como ajuste genérico, pierdes la única pista que te dice qué medicamento compras de más. Como referencia, la merma en el comercio de México y Brasil rondaba el 1.81% de las ventas según Planet Retail RNG (2017-2018), y el producto que se vence sin que nadie lo vea es una de sus causas. Cómo separar la merma por motivo lo explico en esta guía para controlar la merma.
Registrar bien la merma supone que el sistema y el anaquel dicen lo mismo. Eso solo se comprueba contando.
¿Cada cuánto hacer conteos cíclicos e inventario en una farmacia?
Como práctica común del sector, un inventario completo una o dos veces al año, conteos cíclicos por sección cada una o dos semanas y una revisión de caducidades al menos una vez al mes. No es una regla mexicana escrita: son frecuencias que recomiendan guías farmacéuticas, y cada farmacia las ajusta a su rotación.
El conteo cíclico funciona así: en lugar de cerrar la farmacia un día para contarlo todo, cuentas un anaquel o una familia de medicamentos cada semana, y en unos meses recorriste todo el inventario sin detener la venta. Empieza por lo que más se mueve y por los antibióticos, que son los que más se descuadran. Los pasos para un inventario físico completo están en esta guía de inventario físico.
Auditoría de inventario por lote
En farmacia, contar cajas no basta. Si el sistema dice que tienes doce cajas de un antibiótico y en el anaquel hay doce, el conteo cuadra, pero puede que ocho sean de un lote y cuatro de otro, al revés de lo que el sistema cree. Una auditoría de inventario en farmacia compara lote por lote.
Ahí sirve el historial de movimientos de cada producto, el kárdex, para rastrear dónde se cruzó el lote: una venta que descontó el equivocado, una entrada mal capturada o un traspaso. Lo explico en qué es el kárdex de inventario. Con esto ya se ve qué sistema se ajusta a cada forma de operar.
¿Cuál es el mejor sistema de inventario para una farmacia según cómo opera?
El mejor sistema de inventario para una farmacia es el que resuelve el momento donde hoy pierdes más medicamento: Pharmacy Lite si es la recepción, Pharmacy Soft si surtes desde un almacén, SIFO si necesitas avisos sin internet y pago único, SICAR si además trabajas fuera de Windows o quieres vender desde el celular, y Pulpos si quieres que cada venta descuente sola del lote más próximo a caducar. Mi recomendación concreta por operación:
- Operas una farmacia donde la señal falla seguido y lo que más pierdes es por recibir lotes con poca vida útil: Pharmacy Lite. Filtra la caducidad al comprar, lleva los antibióticos en entradas y salidas, y vende sin internet.
- Tienes un almacén que surte a varias farmacias y necesitas reabasto y bloqueo de lotes en la recepción: Pharmacy Soft. Es el más configurable de los cinco para esa operación, a cambio de cotizar sin lista pública.
- Quieres pagar una vez, trabajar sin internet y que el sistema te avise solo de lo que está por caducar: SIFO. Sus alertas son su punto fuerte; lo comparo a fondo en SIFO vs Pulpos para farmacias.
- Quieres pagar una vez, vender sin internet desde una base local y trabajar en Mac o Linux, o vender también desde el celular: SICAR clásico. Corre en Windows, Linux o Mac (salvo Sonoma y Sequoia) y su app SICAR Móvil vende y consulta existencias; SICAR no publica cuánto cuesta la app. La licencia trae un paquete inicial de timbres, y los timbres adicionales y la renovación de la póliza de soporte se compran aparte.
- Vendes en mostrador, facturas y también vendes en línea, con internet estable, y quieres que cada venta descuente sola del lote más próximo a caducar en el mismo sistema donde viven compras, factura CFDI 4.0 y tienda en línea: Pulpos, sabiendo que la revisión de próximos a caducar es un reporte que tienes que abrir y que no filtra la caducidad al recibir.
Si vas a elegir el sistema completo de la farmacia, con todo lo que va más allá del inventario, reviso funciones, recetas y convenios en el mejor sistema de gestión para farmacias, y la parte de facturación con lote la dejo para la comparativa de facturación para farmacias. Antes de firmar cualquiera, pide una demostración con tres lotes del mismo medicamento y cobra una venta: verás en un minuto qué lote descuenta.
Preguntas frecuentes sobre lotes y caducidades en farmacias
¿Dónde se guarda un medicamento caducado mientras se destruye?
Se guarda separado del inventario vendible, en un contenedor identificado como medicamento no apto para dispensar, con su descripción, cantidad, lote y fecha de caducidad. Ahí se queda hasta que lo recoge una empresa autorizada para su destrucción. En el sistema debe salir del inventario como merma por caducidad con su lote, para que nunca aparezca como existencia disponible en una venta.
¿Se puede imprimir el lote y la caducidad en la factura?
Sí, en algunos sistemas para farmacia. Pharmacy Soft lo permite y se configura por punto de venta, y Pulpos lo tiene como opción en sus preferencias de facturación. Pharmacy Lite, SIFO y SICAR no lo documentan en sus páginas públicas actuales, así que pregúntalo en la demostración. Sirve sobre todo cuando vendes a clínicas o a clientes que piden rastrear el lote.
¿Cómo se lleva el control de entradas y salidas de antibióticos?
Se registra cada entrada del antibiótico con su lote y cada salida ligada a la receta que la respalda, sellada al surtir. Pharmacy Lite lo lleva con un reporte de trazabilidad; SIFO asocia la venta a la receta y al médico, y Pulpos captura folio, cédula y médico en su reporte de Control de Medicamentos. El conteo cíclico de antibióticos se hace con más frecuencia que el resto.
¿Qué pasa si vendo un lote que no es el más próximo a caducar?
El inventario del sistema deja de coincidir con el anaquel: el sistema cree que salió un lote y en realidad salió otro. El lote que vence primero se queda atrás y termina como merma, y en el siguiente conteo por lote aparece un descuadre difícil de rastrear. Por eso ayuda que el sistema elija el lote solo, o al menos que lo sugiera al cobrar.
¿Se puede traspasar un lote de una farmacia a otra?
Sí, en los sistemas que lo documentan, y conviene comprobarlo en la demostración. SIFO documenta traspasos entre sucursales y Pharmacy Soft maneja el lote por sucursal con reabasto desde el almacén. Pulpos traspasa producto entre sucursales, pero su centro de ayuda no documenta si el lote viaja con el traspaso. Pasar lotes próximos a caducar a la farmacia que más los vende es una de las formas más sencillas de reducir merma.