En 2026, para elegir un sistema de inventario con lotes y caducidades la pregunta que decide es qué lote descuenta cuando vendes y si te avisa o tienes que abrir un reporte. Odoo es el más profundo, Bind ERP gana si importas y ligas el pedimento al lote, SIFO y SICAR si operas sin internet, y Pulpos si quieres que la venta descuente sola del lote más próximo a caducar, conectado a compras y factura.
El inventario de un negocio con productos fechados se mantiene en orden cuando el lote está conectado con la compra que lo sube, la venta que lo baja y la factura que sale de él. Si el lote vive en una hoja aparte, o en un campo de texto de la ficha del producto, la caducidad se vuelve una fecha que alguien tiene que acordarse de revisar.
Llevo años revisando sistemas en negocios que venden medicamento, alimento empacado, cosméticos o alimento para mascotas, y la queja se repite: “el sistema tiene caducidades y aun así se me caducó”. Casi siempre el problema está en el momento de vender. En esta comparativa pongo lado a lado seis sistemas por su mecanismo documentado, con la fuente de cada dato. Información y precios verificados en septiembre de 2026.
¿Qué sistema de inventario maneja lotes y caducidades en México?
En México documentan control por lote con fecha de caducidad Odoo, Bind ERP, Pulpos, SICAR (clásico y SICAR X), SIFO y Zoho Inventory. Lo que los separa es qué hacen con esa fecha cuando vendes: unos descuentan solos del lote que caduca primero, otros ordenan los lotes para que el cajero elija y otros piden elegirlo a mano.
La tabla resume lo que cada uno publica en su documentación oficial. Donde el dato viene de una página de producto del propio sistema, lo marco como “según” ese sistema; donde no encontré documentación, lo digo.
| Sistema | ¿Qué lote sale al vender? | ¿Avisa o se consulta? | Rastreo extra | ¿Sin internet? | CFDI 4.0 | Modelo de cobro | Operación que resuelve |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Odoo | En almacén, salida por fecha de remoción (primero en caducar, primero en salir). En su punto de venta el lote se pide pero la venta se puede cerrar sin asignarlo | Periodo de alerta configurable por producto | Cuatro fechas por lote: caducidad, consumo preferente, remoción y alerta | Opera en línea (nube o servidor propio) | Con la localización mexicana, que suele configurar un socio de implementación | Suscripción por usuario, mensual o anual, más implementación por cotización del socio | Almacén con surtido de pedidos y módulos a la medida |
| Bind ERP | El usuario selecciona el lote o el pedimento al generar el documento de venta | Según Bind, genera alertas de vencimiento | Lotes y pedimentos por almacén; pedimento en el CFDI | En la nube, requiere conexión | Nativo | Suscripción por plan, sin lista pública; se cotiza tras una demo | Administración y contabilidad primero, con pólizas y contabilidad electrónica incluidas |
| Pulpos | Configurable: automático (el lote más próximo a caducar) o manual (elige el cajero) | Se consulta: reporte de caducidades ordenable y exportable a Excel; su centro de ayuda no documenta aviso automático | Carga masiva de lotes desde Excel; no documenta pedimentos | Sigue cobrando durante un corte y sincroniza al volver; para entrar sin señal necesita haber iniciado sesión en ese equipo en los últimos 7 días | Nativo, incluido | Suscripción mensual o anual; lotes según el plan | Venta, inventario, compras, factura y tienda en línea en el mismo sistema |
| SICAR / SICAR X | Registro, consulta y edición de lotes, con salida manual de lotes documentada | Según SICAR, avisa con anticipación de los próximos a vencer | Lote y caducidad visibles en la factura CFDI | Clásico: sí, base local. SICAR X: solo cobra de contado sin conexión, con la sesión iniciada | Nativo | Clásico: licencia de pago único. SICAR X: membresía solo anual con una sucursal incluida | Clásico: mostrador que vende sin internet desde su base local, con buscador de piezas compatibles |
| SIFO | Lotes y caducidades por producto y medicamento | Alerta de productos próximos a caducar | Recetas (farmacia) y venta a granel | Sí, base local | Nativo (la licencia trae 100 timbres) | Licencia de pago único por servidor | Punto de venta por giro, instalado en tu computadora |
| Zoho Inventory | Al facturar, los lotes aparecen ordenados del que vence primero al último para que el usuario elija | Avisos por correo solo con una aplicación de tercero de su catálogo de extensiones | Lote con fecha de fabricación y de caducidad | En la nube, requiere conexión | Nativo en su edición para México, con timbres según el plan | Suscripción mensual o anual; los lotes dependen del plan | Inventario para vender en varios canales |
Modelos de cobro verificados en los sitios oficiales de cada sistema en septiembre de 2026. Los precios y los planes cambian con frecuencia; consulta el sitio de cada uno para ver los valores vigentes.
Tres sistemas muy buscados quedan fuera de la tabla porque no documentan control por lote. La página oficial de inventario de eleventa no menciona lotes ni caducidades. En Alegra POS la fecha de vencimiento se agrega como campo adicional del producto, sin existencia separada por lote. Y en la comunidad de Loyverse la caducidad por lote sigue siendo una petición abierta de usuarios de farmacia.
Antes de entrar sistema por sistema conviene tener claro si tu negocio necesita esto de verdad, porque no todos los giros lo requieren.
¿Qué negocios necesitan control de lotes y caducidades?
Lo necesita cualquier negocio que venda productos con número de lote y fecha de caducidad impresos en el empaque, y que reciba el mismo producto en entregas distintas. Si cada entrega trae otra fecha, llevar una sola existencia por producto ya no te dice qué está por caducar.
- Farmacias y consultorios con venta de medicamento. El giro donde más se exige identificar lote y caducidad. Si tu negocio es farmacia, hay un análisis específico de ese giro que publico en octubre.
- Abarrotes y minisúper con alimento empacado. Lácteos, embutidos, galletas y bebidas llegan con fechas distintas en cada pedido.
- Tiendas de cosméticos y suplementos. Productos de rotación lenta que se caducan en el anaquel sin que nadie lo note.
- Veterinarias y tiendas de alimento para mascotas. Combinan medicamento veterinario con bultos de alimento fechado.
- Agroquímicos y distribuidoras. Aquí el lote sirve además para responder a un cliente mayorista cuando reclama un producto defectuoso.
Si lo tuyo es fruta, verdura, carne o pan que se vende a granel y con báscula, el problema es otro: el producto no trae lote impreso y la merma se controla por día. Para ese caso escribí aparte sobre el mejor sistema de inventario para productos perecederos.
Para los giros de la lista, lo siguiente es decidir con qué regla debe salir la mercancía, y ahí aparece una sigla que conviene entender antes de comparar.
¿Qué es FEFO?
FEFO significa “primero en caducar, primero en salir”: el orden de salida lo marca la fecha de caducidad. PEPS significa “primeras entradas, primeras salidas”: el orden lo marca la fecha en que llegó la mercancía. Con productos fechados, FEFO es la regla correcta.
¿En qué se diferencia FEFO de PEPS?
FEFO ordena la salida por la fecha de caducidad y PEPS por la fecha de entrada, y la diferencia se ve con un ejemplo de todos los días. Un proveedor te entrega hoy un yogur que caduca en tres días, y en el refrigerador todavía tienes piezas de la semana pasada que caducan en diez. PEPS te manda a vender primero lo de la semana pasada, porque entró antes. FEFO te manda a vender primero lo que llegó hoy, porque vence antes. Si sigues PEPS, el yogur nuevo se te caduca.
| Regla | Qué fecha ordena la salida | Dónde conviene |
|---|---|---|
| PEPS (primeras entradas, primeras salidas) | Fecha de entrada al almacén | Mercancía sin caducidad o con fechas muy parejas: ferretería, papelería, ropa |
| FEFO (primero en caducar, primero en salir) | Fecha de caducidad del lote | Medicamento, alimento empacado, cosméticos, suplementos, agroquímicos |
Casi siempre FEFO y PEPS coinciden, porque lo que entró antes suele caducar antes. El problema aparece en la excepción, y la excepción es justo la que un cajero con prisa no ve.
Para que un sistema aplique FEFO necesita saber la fecha de cada entrega por separado, y eso obliga a definir qué hay que capturar en cada lote.
¿Qué datos hay que registrar de cada lote?
De cada lote hay que registrar el número de lote, la fecha de caducidad, la cantidad recibida, el proveedor y la fecha de entrada; si la mercancía es importada, también el número de pedimento. Con esos datos el sistema puede separar existencias por lote y ordenar la salida.
- Número de lote: el que trae impreso el empaque, tal cual.
- Fecha de caducidad: la que ordena la salida con FEFO.
- Cantidad del lote: para que cada lote tenga su propia existencia.
- Proveedor y fecha de entrada: para devolver o reclamar un lote específico.
- Pedimento: solo si importas; lo documentan Bind ERP y, en la factura, varios sistemas mexicanos.
Aquí está la diferencia que más confunde al comparar. En un sistema con lotes de verdad, cada entrega del mismo producto es un registro con existencia propia: tienes 12 piezas del lote que caduca en marzo y 30 del que caduca en agosto. En un sistema donde la caducidad es un campo en la ficha del producto, hay una sola fecha para todas las piezas, y la segunda entrega sobrescribe la primera.
Con el segundo esquema no hay FEFO posible.
Una vez capturados los datos, lo que importa es qué hace cada sistema con ellos desde que llega la mercancía hasta que sale por la caja.
¿Cómo funciona el control de lotes desde la recepción hasta la venta?
El circuito tiene tres momentos: al recibir se captura el lote con su caducidad, al vender el sistema decide o pregunta qué lote descontar, y al facturar el lote puede quedar registrado en el comprobante. Cada sistema resuelve esos tres momentos de forma distinta, y así lo documenta cada uno.
Odoo
Odoo es el más profundo del grupo en caducidades. Cada lote puede llevar cuatro fechas (caducidad, consumo preferente, remoción y alerta) y el almacén puede trabajar con una estrategia de remoción por fecha, que es FEFO aplicado al surtido de pedidos. Está en su documentación sobre fechas de caducidad. Para quien opera un almacén con varias ubicaciones, nadie más en esta lista llega a ese nivel de detalle.
El límite está en dos lugares. En su punto de venta, según la misma documentación, el lote se pide pero la venta se puede cerrar sin asignarlo, así que la disciplina FEFO depende del cajero en el mostrador. Y la localización fiscal mexicana suele requerir un socio de implementación, con una tarifa y un plazo aparte de la licencia. Lo detallo en el análisis de Odoo en México.
Bind ERP
Bind gana cuando la mercancía es importada. Maneja lotes y pedimentos por almacén y lleva el pedimento al CFDI, según su centro de ayuda sobre lotes. Suma contabilidad propia, con pólizas, contabilidad electrónica y conciliación bancaria dentro del mismo sistema, así que el lote importado llega a la contabilidad sin recapturarlo. Para una distribuidora que importa y trabaja con un despacho contable, es la opción más completa de la lista.
El límite es el orden de la operación. En Bind el usuario selecciona el lote o el pedimento al generar el documento de venta: la regla de salida la aplica una persona. Y el punto de venta cuelga de la administración, no al revés. Las alertas de vencimiento las menciona Bind en su blog; no encontré su configuración en el centro de ayuda. Más en el análisis completo de Bind ERP.
Pulpos
Lo que más me llamó la atención de Pulpos es que la salida de lotes es configurable. En Preferencias se elige entre salida automática, donde la venta descuenta sola del lote más próximo a caducar, o manual, donde el cajero elige. Con la automática, FEFO deja de depender de quién esté en la caja. El lote vive en el mismo sistema que las compras a proveedor, el punto de venta, la factura CFDI 4.0 y la tienda en línea, y los lotes se pueden cargar de forma masiva desde Excel.
Los límites que encontré son concretos. Los próximos a caducar se revisan en un reporte de caducidades (ordenable por fecha y exportable), y su centro de ayuda no documenta un aviso que llegue solo, como el periodo de alerta de Odoo o las alertas de SIFO. Tampoco documenta pedimentos ni lote impreso en la factura. Lotes y caducidades dependen del plan. Y su modo sin conexión es de contingencia: sigue cobrando durante un corte y sincroniza al volver, pero para entrar sin señal necesita haber iniciado sesión en ese equipo en los últimos 7 días.
SICAR y SICAR X
SICAR tiene el control de lotes mejor documentado en tutoriales de todo el grupo: registro, consulta, edición y salida de lotes, paso por paso, en sus cursos oficiales. Muestra el lote y la caducidad en la factura CFDI, algo útil cuando vendes a farmacias u hospitales que lo piden. Y la versión clásica corre en base local, así que la tienda sigue operando sin internet.
El límite es que su documentación muestra la salida manual de lotes y no encontré confirmado cuál es el criterio automático por defecto al vender. Si tu prioridad es que la caja descuente sola por caducidad, pídele a su equipo de ventas que te lo muestre antes de pagar la licencia, que es de pago único. SICAR X, la versión en la nube, se paga con membresía solo anual con una sucursal incluida, y la reviso a fondo en el análisis de SICAR X. Si estás entre los dos enfoques, puedes revisar cómo se compara Pulpos con SICAR.
SIFO
SIFO combina lotes y caducidades con alerta de productos próximos a caducar, según su página para farmacias, y trae funciones por giro como recetas y venta a granel. Corre en tu computadora con base local, así que no depende de la señal. Para una farmacia o un abarrotes en una zona donde el internet falla seguido, junto con SICAR clásico, es la combinación que no se detiene si falla la señal.
El límite aparece al crecer hacia afuera de la tienda: las cajas adicionales se conectan por red local con licencia aparte, y ver varias sucursales juntas no es su terreno. Tampoco trae tienda en línea conectada al mismo inventario. Lo reviso completo en el análisis de SIFO.
Zoho Inventory
Zoho Inventory registra el lote con fecha de fabricación y de caducidad y, al facturar, ordena los lotes del que vence primero al último, según su base de conocimiento. Es buena opción para quien vende en varios canales y quiere un inventario ordenado por caducidad sin instalar nada.
El límite en México es doble. Los avisos por correo de lotes por vencer requieren una aplicación de tercero de su catálogo de extensiones. Y la factura, que su edición para México sí timbra desde Inventory, tiene una cuota mensual de timbres según el plan, así que para quien factura todos los días el tope de timbres termina decidiendo qué plan contratar. Más en el análisis de Zoho Inventory en México.
Con el circuito claro, falta la parte donde de verdad se pierde el dinero: lo que pasa con la mercancía que ya está cerca de su fecha.
¿Qué hacer con los productos próximos a caducar?
Con los productos próximos a caducar hay que actuar por ventanas de tiempo: devolverlos al proveedor si el acuerdo lo permite, moverlos con una promoción, pasarlos a la sucursal que más los vende o darlos de baja como merma con su motivo. Todo empieza por enterarte a tiempo.
Y ahí se separan los sistemas otra vez. ¿Te llega el aviso o tienes que ir a buscarlo? Odoo tiene periodo de alerta por producto y SIFO anuncia alertas. En Pulpos y en Zoho sin extensiones, la revisión es un reporte que alguien tiene que abrir. Un reporte funciona si lo vuelves rutina, por ejemplo cada lunes antes de hacer pedidos; si nadie lo abre, la caducidad llega igual.
| Ventana | Qué revisar | Acción |
|---|---|---|
| 90 días antes | Lotes de rotación lenta | Negociar devolución o cambio con el proveedor |
| 60 días antes | Lotes con existencia alta | Traspaso a la sucursal que más vende ese producto |
| 30 días antes | Lo que quede | Promoción, paquete o precio especial |
| Caducado | Lote vencido en anaquel o almacén | Retirar de la venta y registrar la baja como merma con motivo |
Las ventanas cambian según el giro: un medicamento se trabaja con meses de anticipación y un lácteo con días. Si tienes más de una sucursal, el traspaso es la salida que más recupera, y lo explico en la guía de traspasos de inventario entre sucursales. El proceso completo de revisión lo desarrollo en una guía sobre cómo controlar caducidades en tu negocio que sale en octubre.
La baja con motivo importa más de lo que parece. Si el producto caducado se ajusta sin registrar por qué, la pérdida se mezcla con robo y error de captura, y nunca sabes cuánto te cuesta la caducidad. Separarla es lo primero para controlar la merma en tu tienda.
Muchos negocios intentan llevar todo esto en una hoja de cálculo antes de pagar un sistema, así que conviene revisar hasta dónde aguanta.
¿Se pueden controlar lotes y caducidades en Excel?
Sí, con pocos productos fechados y una sola persona que captura, una plantilla de Excel te da una lista de lotes y caducidades ordenable. Se rompe en cuanto tienes dos lotes del mismo producto y la venta no descuenta de ninguno.
Las plantillas que circulan listan producto, lote y fecha, y colorean lo que está por vencer. Lo que ninguna resuelve es la salida. Cuando vendes tres piezas en la caja, la hoja no sabe de qué lote salieron, así que la existencia por lote se vuelve una suposición al tercer día. Y la hoja se actualiza cuando alguien se sienta a capturar, no cuando entra o sale la mercancía.
Para un catálogo corto de productos fechados, con una revisión semanal disciplinada, Excel sirve. Cuando el mismo producto llega en varias entregas por mes o hay más de una caja, ya no. Las señales generales para dar el salto las detallo en inventario en Excel o en un sistema: cuándo cambiar.
Con todo sobre la mesa, queda responder la pregunta del inicio.
¿Cuál es el mejor sistema de inventario para lotes y caducidades según cómo opera tu negocio?
El mejor sistema es el que resuelve tu momento de venta y tu forma de enterarte de lo que va a caducar. Con esa pregunta la lista se ordena sola, y cada sistema gana en un terreno distinto.
- Si operas un almacén con surtido de pedidos y tienes quién lo implemente: Odoo. Cuatro fechas por lote, salida FEFO en el almacén y periodo de alerta. Nadie en esta lista llega a esa profundidad.
- Si importas y necesitas el pedimento ligado al lote, con la contabilidad en el mismo sistema: Bind ERP. De esta lista, es el que documenta con más detalle lotes y pedimentos juntos por almacén.
- Si tu tienda tiene que operar aunque no haya internet: SIFO o SICAR clásico. Base local, alertas en SIFO y lote impreso en la factura en SICAR.
- Si vendes en varios canales y facturas poco: Zoho Inventory, que timbra el CFDI con una cuota mensual de timbres según el plan.
- Si quieres que la venta descuente sola del lote más próximo a caducar y que ese lote esté conectado a compras, factura CFDI 4.0 y tienda en línea: Pulpos. De los seis, es el único que documenta la salida automática por caducidad en la venta de mostrador, sin depender del cajero, con la condición de volver rutina su reporte de caducidades.
Si tuviera que quedarme con un solo criterio para un comercio que vende en mostrador, compra a proveedores y factura todos los días, elegiría el sistema que descuenta el lote correcto sin preguntarle a nadie, porque esa es la decisión que se toma cientos de veces al día. En esta comparativa, ese es Pulpos. Si tu caso es el almacén, el pedimento o la falta de señal, la respuesta es Odoo, Bind o SIFO y SICAR, y no hay que forzarla.
Si llegaste pensando que bastaba con que el sistema dijera “lotes y caducidades”, ya tienes la pregunta que separa a unos de otros: qué lote sale cuando vendes y quién te avisa antes de que venza. Para ver cómo encajan estos sistemas en un comparativo general de inventario, revisa los mejores sistemas de control de inventario en México.
Preguntas frecuentes
¿Los lotes son obligatorios por ley?
Solo en algunos giros: en farmacias y en alimentos la regulación sanitaria pide poder identificar el lote y la caducidad de lo que vendes, y un sistema con lotes facilita cumplirlo. En otros giros no hay una obligación general, pero llevar el lote es la única forma práctica de hacer un retiro de producto o reclamar un lote defectuoso al proveedor.
¿Qué diferencia hay entre un lote y un número de serie?
Un lote agrupa muchas piezas fabricadas juntas que comparten fecha de caducidad; un número de serie identifica una sola pieza. Los productos fechados, como medicamento o alimento empacado, se controlan por lote. Los equipos que llevan garantía individual, como celulares o herramientas eléctricas, se controlan por número de serie. Varios sistemas manejan los dos, pero se configuran por producto.
¿Qué pasa si se me vence un producto y no me doy cuenta?
Pierdes el costo de ese producto y, si llegas a venderlo, arriesgas una queja del cliente y un problema sanitario en giros como farmacia o alimentos. La forma de evitarlo es un sistema que separe existencias por lote y te muestre los próximos a caducar, ya sea con un aviso automático o con un reporte que revises cada semana antes de hacer pedidos.
¿Qué hago con un lote caducado que todavía está en el almacén?
Retíralo de la venta en cuanto lo detectes y sepáralo físicamente del resto. Después registra la baja en el sistema como merma, con el motivo de caducidad, para que la pérdida no se mezcle con robo o error de captura. Si tu acuerdo con el proveedor contempla devoluciones o cambio, revisa el plazo, porque algunos solo aceptan producto antes de la fecha.
¿Puedo usar PEPS si tengo un almacén desordenado?
Puedes, pero con productos fechados te conviene más FEFO, que ordena la salida por caducidad y no por fecha de entrada. En un almacén desordenado ninguna regla funciona si el lote no está registrado en el sistema. Ordena primero por producto y lote, captura la caducidad de cada entrega y deja que el sistema indique qué lote sale en cada venta.