Sí hay sistemas de inventario gratis en México en 2026: Zoho Inventory (hasta 50 órdenes al mes), Odoo con una sola aplicación, BoxHero y Sortly (hasta 100 artículos), el inventario esencial de Loyverse y una hoja de Excel o Google Sheets. Cada plan se corta en un número concreto, y solo Zoho Inventory timbra CFDI 4.0 sin costo desde el mismo sistema, con un tope de 15 facturas al mes; fuera de eso, lo gratis para facturar es el servicio del SAT, que no toca el inventario.
La pregunta por un inventario gratis me llega casi siempre con la misma esperanza: que exista algo sin costo que haga lo mismo que un sistema de pago. Inventario gratis que funciona sí hay, y para contar lo que tienes suele alcanzar. Lo que cambia de una herramienta a otra es el número exacto donde se corta y lo que pasa con la factura. Aquí reviso cada opción con los límites que publica su propio sitio. Límites y precios verificados en septiembre de 2026.
Si lo que buscas es cobrar sin pagar software, esa revisión la hice aparte en sistemas POS gratis en México. Y si quieres la lista completa de sistemas de inventario, gratis y de pago, está en los mejores sistemas de control de inventario en México. Esta pieza se queda con lo gratis y con el punto donde se acaba.
¿Hay alguna app en mexico para llevar el inventario de mi negocio?
Sí, hay aplicaciones gratis para llevar el inventario en México: Zoho Inventory, Odoo con una sola aplicación, BoxHero, Sortly, el inventario esencial de Loyverse y una hoja de Excel o Google Sheets. Todas se cortan en un número concreto, y de ellas solo Zoho Inventory timbra CFDI 4.0 sin costo desde el mismo sistema, hasta 15 facturas al mes.
Los directorios de software suelen poner en la misma lista una versión gratis permanente y una prueba de 15 o 30 días, y casi nunca dicen en qué número se acaba cada plan. En la tabla separo eso: qué es gratis, dónde se corta, cómo se cobra el siguiente plan y si la factura sale del mismo lugar.
| Herramienta | Qué es gratis | Dónde se corta | Siguiente plan (modelo de cobro) | ¿Factura CFDI 4.0 desde el mismo sistema? | Para qué operación sirve |
|---|---|---|---|---|---|
| Excel / Google Sheets | La hoja completa y plantillas públicas | Nada se descuenta solo: cada venta y cada entrada se capturan a mano | No aplica | No | Catálogo corto que actualiza una sola persona |
| BoxHero (plan gratis) | Entradas, salidas, ajustes, importar y exportar Excel, aplicación móvil | 1 usuario, 100 artículos, 1 ubicación y 30 días de historial de movimientos | Suscripción mensual o anual | No | Contar y ubicar artículos desde el celular |
| Sortly (plan gratis) | Registro y conteo de artículos desde el celular | 100 artículos únicos y 1 usuario | Suscripción de pago | No; su página de precios no documenta factura mexicana | Bodega, equipo o refacciones de uso interno |
| Zoho Inventory (plan gratis) | Órdenes, artículos compuestos, envío directo y pedidos pendientes | 50 órdenes al mes, 1 usuario y 2 ubicaciones | Suscripción mensual o anual | Sí, en su edición para México, con 15 timbres al mes en el plan gratis | Pocas órdenes al mes con más de una ubicación |
| Odoo (una aplicación gratis) | Inventario con usuarios ilimitados en Odoo Online | La segunda aplicación que instales te pasa a plan de pago | Suscripción por usuario, mensual o anual | Solo con Facturación, localización México y un PAC, y eso ya es una segunda aplicación | Quien tiene quién lo configure y solo necesita inventario |
| Loyverse (plan gratis) | Punto de venta con inventario esencial, varias tiendas y panel de ventas | Órdenes de compra y valuación del inventario quedan en Inventario avanzado | Inventario avanzado: complemento por tienda | No; la factura sale por fuera | Mostrador que cobra y descuenta existencias sin facturar seguido |
| Aplicación de Mercado Pago | La cuenta y la terminal, sin renta; el inventario vive en su sistema de punto de venta, que es de pago | Para llevar existencias hay que contratar su sistema de punto de venta, con 15 días de prueba | Suscripción mensual o anual | Sí, en su sistema de punto de venta, que es de pago | Quien ya cobra con Mercado Pago y quiere una cuenta rápida |
Límites y modelos de cobro verificados en los sitios oficiales de cada herramienta en septiembre de 2026 (Mercado Pago, en octubre de 2026). Los precios y los planes cambian con frecuencia; consulta el sitio de cada uno para ver los valores vigentes.
La tabla dice qué existe. Cuál te conviene depende de qué tienes que contar, y eso se ve mejor herramienta por herramienta.
¿Cuál es el mejor programa gratuito para llevar inventario?
El mejor programa gratuito depende de qué tienes que contar: para un catálogo corto que actualiza una sola persona gana Excel o Google Sheets; para contar artículos desde el celular, BoxHero; para un mostrador que cobra y descuenta existencias sin pagar software, Loyverse; y para pocas órdenes al mes repartidas en dos ubicaciones, Zoho Inventory. Odoo gana en otro criterio: es la única opción gratis donde entra todo tu equipo.
Excel o Google Sheets
Es lo gratis que casi todos ya tienen abierto, y se adapta a cualquier catálogo porque las columnas las decides tú. Su límite es que nada se mueve solo: la hoja sabe lo que capturaste la última vez que te sentaste a actualizarla. Más abajo explico qué columnas lleva y dónde se corta.
BoxHero
BoxHero arranca en minutos: registras entradas, salidas y ajustes desde la aplicación móvil, e importas o exportas tu lista en Excel. Para contar una bodega o el equipo de un taller es de lo más directo que he visto. El plan gratis se corta en 1 usuario, 100 artículos, 1 ubicación y 30 días de historial de movimientos, y las alertas de existencia baja y los reportes solo vienen en los planes de pago. El siguiente plan se paga por suscripción mensual o anual y sube a 3 usuarios, 1,000 artículos y 3 ubicaciones, según su página de precios.
Sortly
Sortly está pensado para ubicar y contar artículos desde el celular, con un plan gratis que no pide tarjeta para empezar a registrar. El corte llega rápido: 100 artículos únicos y 1 usuario. El siguiente plan es una suscripción de pago; su página muestra una promoción del 50% solo para el primer año de clientes nuevos, así que conviene leer bien qué precio te van a cobrar después. Su página de precios no documenta facturación mexicana.
Zoho Inventory
Zoho Inventory tiene el plan gratis más completo en órdenes: hasta 50 al mes, con artículos compuestos, envío directo y pedidos pendientes, y es de los pocos que da 2 ubicaciones sin pagar. Si ya usas otras herramientas de Zoho, encaja sin fricción, y acepta pesos mexicanos como moneda. Se corta en 1 usuario y en ese tope de órdenes; el siguiente plan es una suscripción mensual o anual con 500 órdenes y 2 usuarios, según zoho.com, que aclara que sus precios no incluyen impuestos locales. Y es el único de la lista que factura gratis: su edición para México timbra CFDI 4.0 y el plan gratis incluye 15 timbres al mes. Ese circuito lo detallo en este análisis de Zoho Inventory y el SAT.
Odoo
Odoo es la única opción de la lista que te deja meter a todo tu equipo sin pagar: Inventario gratis como aplicación única, con usuarios ilimitados. Tiene una regla que casi nadie explica y que cambia el costo real, así que le doy su propia sección más abajo.
Loyverse
Loyverse es el caso donde lo gratis cobra y descuenta existencias a la vez: su punto de venta gratuito trae inventario esencial, varias tiendas y un panel de ventas, sin fecha de vencimiento. Para un mostrador que no factura seguido, resuelve sin pagar un peso de software. El corte está en lo que pasa detrás del mostrador: las órdenes de compra, la valuación del inventario y la gestión de existencias viven en Inventario avanzado, que se contrata como complemento por tienda, en pago mensual o anual, y el control de empleados se cobra aparte por empleado, según loyverse.com. No timbra CFDI; lo reviso a fondo en este análisis de Loyverse.
La aplicación de Mercado Pago no entra en la lista de gratis para inventario. Lo que no tiene renta es la cuenta y la terminal, que cobra una comisión por venta; el control de existencias, la caja y la factura viven en su sistema de punto de venta, que se paga por suscripción mensual o anual después de 15 días de prueba. Sirve como opción para quien ya cobra con esa terminal; la diferencia con un sistema de gestión la explico en Mercado Pago frente a un sistema de punto de venta con inventario.
Varias de estas herramientas muestran un botón de prueba gratis junto a su plan gratis, y ahí empieza buena parte de la confusión.
¿Cuál es la diferencia entre un software de inventario gratis y uno de pago?
Un plan gratis es permanente y se corta en un tope; una prueba gratis es un sistema de pago que usas sin costo unos días, y al terminar eliges un plan o dejas de usarlo. Las dos se anuncian con la palabra “gratis”, pero solo la primera sigue siendo gratis el mes siguiente.
Estos sistemas aparecen seguido en búsquedas de inventario gratis y no lo son:
| Sistema | Qué ofrece sin costo | Modelo de cobro al terminar | Fuente |
|---|---|---|---|
| Pulpos | Prueba de 14 días; sin plan gratis | Suscripción mensual o anual | pulpos.com/precios |
| Alegra POS | Prueba de 15 días, sin tarjeta | Suscripción mensual o anual | alegra.com/mexico/pos/precios |
| eleventa | Prueba de 30 días y garantía de devolución | Licencia de pago único por caja | eleventa.com/comprar |
| Treinta | Sin plan gratis; su sitio no documenta prueba gratis | Suscripción mensual, con dos planes | treinta.co/mx |
El caso de Treinta merece una aclaración, porque varias listas todavía lo presentan como gratuito: hoy su sitio para México muestra dos planes de pago y ninguna versión gratis. Con tus datos pasa algo distinto en cada modelo. BoxHero documenta que, al terminar un plan de pago, la cuenta regresa a su plan gratis sin borrar lo que cargaste. En una prueba, al terminar contratas o dejas de tener acceso, así que antes de empezar pregunta si puedes exportar tu catálogo a Excel.
En esa frontera entre gratis y de pago, el caso que más confunde es Odoo, porque su plan gratis existe de verdad.
¿Odoo Inventario es gratis de verdad?
Sí, con una condición: Odoo es gratis mientras uses una sola aplicación, con usuarios ilimitados y alojada en Odoo Online, e incluye las aplicaciones de las que esa dependa. En cuanto instalas una segunda aplicación, la cuenta pasa a un plan de pago, que se cobra por usuario en suscripción mensual o anual, según odoo.com en septiembre de 2026; el pago anual lleva descuento sobre el regular, así que conviene consultar el sitio oficial.
La regla importa por la factura. Para timbrar en México, Odoo necesita la aplicación de Contabilidad o Facturación con la localización mexicana, y esa ya es tu segunda aplicación. Además, su documentación oficial pide registrarte antes con un PAC (menciona a Solución Factible, Quadrum y SW Sapien) y cargar tu certificado de sello digital, los archivos .cer y .key. Los timbres se contratan con ese PAC. En la práctica, inventario gratis más factura en Odoo significa plan de pago por usuario más un proveedor de timbrado.
Lo que Odoo da y nadie más da gratis en esta lista es que todo tu equipo entre con su propio usuario, y un ecosistema de aplicaciones al que puedes crecer después sin cambiar de sistema. Si lo que estás evaluando es Odoo Community con un implementador, esa es otra conversación, y la tengo en este análisis de Odoo en México.
Si Odoo te parece más de lo que necesitas hoy, la alternativa gratis que casi todos tienen a la mano es una hoja de cálculo.
¿Se puede llevar el inventario gratis en Excel o Google Sheets?
Sí: una hoja de Excel o de Google Sheets lleva el inventario sin costo y, para un catálogo corto que actualiza una sola persona, alcanza. Google Sheets agrega algo que Excel en tu computadora no tiene: la misma hoja en línea, que puedes abrir desde el celular en la bodega.
Las columnas mínimas que recomiendo son estas:
- Código del producto, para no confundir dos presentaciones con el mismo nombre.
- Descripción y categoría.
- Existencia actual y mínimo para reordenar.
- Costo unitario, para saber cuánto dinero tienes parado en el anaquel.
- Entradas y salidas con fecha, que son las que explican por qué cambió la existencia.
Donde la hoja se corta es en el momento de la venta. Nadie descuenta la pieza cuando sale por el mostrador; alguien la tiene que capturar después, y entre la venta y la captura el número está mal. Con dos personas editando, además, los cambios se pisan. Las señales para dejar la hoja las ordené en inventario en Excel o en un sistema: cuándo conviene cambiar.
Ni la hoja ni casi ninguna aplicación gratis resuelven la otra mitad del mostrador: la factura.
¿Un sistema de inventario gratis sirve para facturar al SAT?
Casi nunca. La excepción es Zoho Inventory, cuya edición para México timbra CFDI 4.0 desde el plan gratis, con un tope de 15 facturas al mes; ninguna otra herramienta gratis de la tabla timbra sin costo desde el mismo lugar donde lleva el inventario. Para quien factura, el CFDI 4.0 es obligatorio desde abril de 2023 y es la única versión válida, según el SAT.
Fuera de Zoho, lo gratis que sí existe para facturar es el servicio de facturación del SAT: genera CFDI 4.0 sin contratar un proveedor de certificación y el propio SAT lo dirige a contribuyentes que emiten pocas facturas. Entras con tu e.firma o tu contraseña y capturas a mano cada cliente y cada concepto. Lo que no hace es tocar tu inventario.
De ahí sale el doble registro: vendes y descuentas en una herramienta, facturas en el portal del SAT y al cierre del mes cuadras las dos a mano. Para quien factura tres o cuatro veces al mes, es un costo tolerable. Para quien factura todos los días, se vuelve un proceso paralelo permanente.
Si quieres entender qué pide el SAT de un sistema, lo explico en qué significa que un sistema cumpla con el SAT, y los sistemas que sí timbran desde la venta están en sistemas POS con CFDI 4.0 en México. Si ya usas Loyverse y lo que te falta es la factura, las opciones están en la guía de alternativas a Loyverse con facturación CFDI.
La factura es el límite que se ve primero. Hay otro que aparece más tarde: la mercancía que se pierde sin que nadie la registre.
¿Qué tan buenas son las opciones gratuitas de inventario?
Para contar lo que tienes, son buenas; para explicar por qué el conteo no cuadra, se quedan cortas, porque los planes gratis recortan justo el historial, los usuarios y las compras. Eso se nota en tres tareas que un comercio termina haciendo tarde o temprano.
Merma
La merma es la diferencia entre lo que deberías tener y lo que hay: robo, caducidad, rotura o un error de captura. En el comercio de México y Brasil rondaba el 1.81% de las ventas, según Planet Retail RNG y PIXALES con datos de 2017 y 2018. Para encontrar dónde se va, necesitas historial: si tu plan gratis guarda 30 días de movimientos, como el de BoxHero, no puedes rastrear una diferencia que empezó hace dos meses. Lo desarrollo en cómo controlar la merma en tu tienda.
Conteos cíclicos
Los conteos cíclicos reemplazan el conteo anual por conteos cortos por zona, cada semana. Cualquier herramienta gratis te deja anotar lo que contaste. Lo difícil es comparar contra el número correcto: en Excel, BoxHero o Sortly la existencia teórica depende de que alguien haya capturado cada venta, mientras que en Loyverse la venta ya la descontó. Por eso, entre las opciones gratis, Loyverse es la que mejor aguanta un conteo cíclico en un mostrador.
Auditoría de inventario
Una auditoría de inventario pregunta quién movió qué y cuándo. Con un solo usuario, como en los planes gratis de BoxHero, Sortly y Zoho Inventory, todos los movimientos quedan a nombre de la misma cuenta aunque los hagan tres personas, y el rastro deja de servir. Aquí Odoo gratis gana con claridad por sus usuarios ilimitados. Qué más revisar para no perder mercancía lo tengo en qué buscar en un sistema de inventario para no perder mercancía.
Cuando estas tres tareas empiezan a pesar en tu semana, el plan gratis ya se te quedó chico y toca decidir hacia dónde moverte.
¿Cuándo conviene pasar de un inventario gratis a un sistema de pago?
Conviene pasar cuando el inventario tiene que moverse junto con la venta, la compra y la factura, y eso se nota en señales concretas:
- Llegas al tope de tu plan (las 50 órdenes de Zoho, los 100 artículos de BoxHero o Sortly) antes de que termine el mes.
- Una segunda persona tiene que registrar movimientos con su propio usuario.
- Facturas varias veces por semana y el doble registro con el portal del SAT ya te quita horas.
- Compras a proveedores y quieres que la compra suba la existencia sin capturarla dos veces.
- Vendes también en línea y el pedido tiene que descontar del mismo inventario que el mostrador.
Si solo te pasa la primera, la salida más barata suele ser el siguiente plan de la misma herramienta, sin migrar nada. Si te pasan dos o más, lo que necesitas es un sistema donde esas piezas estén conectadas, y ahí hay varios caminos, todos con prueba y ninguno gratis:
- Pulpos, un sistema de gestión con punto de venta que junta venta, inventario, facturación CFDI 4.0, finanzas, catálogo y tienda en línea, y clientes, proveedores y empleados en un solo sistema en la nube; cada venta, compra y pedido en línea mueve el mismo inventario. No tiene plan gratis. Modelo de cobro: suscripción mensual o anual. Consulta los planes en el sitio de Pulpos. Su límite para este tema: el número de facturas al mes depende del plan.
- Alegra POS, que conecta inventario, factura y contabilidad, con la mejor reputación pública del segmento. Tiene prueba de 15 días sin tarjeta y se paga por suscripción mensual o anual, según alegra.com. Su límite: la contabilidad formal se contrata aparte del punto de venta. Lo analizo en este análisis de Alegra POS.
- eleventa, licencia de pago único por caja, prueba de 30 días y garantía de devolución, según eleventa.com. Funciona sin internet desde la caja, un terreno donde le gana a los sistemas en la nube. Su límite aparece con la segunda sucursal, porque está construido alrededor de una caja. El detalle está en este análisis de eleventa.
Mi veredicto, por operación. Si solo cuentas lo que tienes, quédate en lo gratis: BoxHero o Sortly para contar desde el celular, Excel o Google Sheets para un catálogo corto, Odoo si necesitas que entre todo tu equipo. Si cobras en mostrador y facturas poco, Loyverse gratis más el servicio del SAT te sostiene sin pagar software. Si ya vendes, compras, facturas y vendes en línea todos los días, sal de lo gratis y usa la prueba del sistema que elijas con tu catálogo real, no con datos de ejemplo.
Si todavía dudas de pagar por un sistema, desgloso lo que cuesta cada camino en esta guía sobre pagar por un punto de venta. Y la comparación directa entre Loyverse y un sistema de gestión mexicano está en la pieza Pulpos vs Loyverse.
Preguntas frecuentes
¿Se puede usar Odoo gratis para el inventario?
Sí, Odoo permite usar Inventario gratis como su única aplicación, con usuarios ilimitados y alojado en Odoo Online. La condición es no instalar nada más: en cuanto agregas una segunda aplicación, como Facturación o Punto de Venta, la cuenta pasa a un plan de pago, que en septiembre de 2026 se cobraba por usuario en suscripción mensual o anual, según odoo.com.
¿Zoho Inventory es gratis en México?
Sí, Zoho Inventory tiene un plan gratis que se usa desde México sin pagar: incluye hasta 50 órdenes al mes, un usuario y dos ubicaciones. También incluye factura: su edición para México timbra CFDI 4.0, con 15 timbres al mes en el plan gratis. En septiembre de 2026, el siguiente plan se pagaba por suscripción mensual o anual.
¿Qué pasa con mis datos cuando termina la prueba gratis de un sistema de inventario?
Unas herramientas los conservan y otras te quitan el acceso, así que pregúntalo antes de cargar nada. BoxHero documenta que, al terminar un plan de pago, la cuenta regresa a su plan gratis sin borrar lo que cargaste. En la prueba de un sistema de pago, al terminar contratas un plan o dejas de tener acceso, por eso conviene confirmar desde el primer día que puedes exportar tu catálogo y tus movimientos a Excel.
¿Puedo facturar gratis sin un sistema de pago?
Sí, el SAT tiene un servicio gratuito de facturación que genera CFDI 4.0 sin contratar un proveedor de certificación; entras con tu e.firma o tu contraseña. Está pensado para quien emite pocas facturas: capturas a mano cada cliente y cada concepto, y no se conecta con ningún inventario, así que la existencia la sigues descontando por tu cuenta en otra herramienta.
¿Pulpos tiene plan gratis?
No, Pulpos no tiene plan gratis: se paga por suscripción mensual o anual, según pulpos.com en septiembre de 2026. Es un sistema de gestión que junta punto de venta, inventario, facturación CFDI 4.0, tienda en línea y cuentas; si buscas costo cero permanente, Loyverse, Zoho Inventory u Odoo con una aplicación cumplen mejor ese criterio.
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