En 2026, un portal del contador es un acceso para que tu contador consulte y descargue tu información, en lugar de que tú se la mandes cada mes. Tus facturas emitidas y recibidas ya están en el SAT. Lo que solo tienes tú es la operación: ventas en efectivo, gastos sin factura, estados de cuenta y lo que te deben. Dale acceso de consulta a donde ya registras eso y guarda tu e.firma.
Cada inicio de mes veo la misma escena en comercios muy distintos: el dueño sentado en la noche armando un Excel para el contador, bajando estados de cuenta, buscando fotos de notas en el celular y con la duda de si debe mandarle también su e.firma. Casi todo lo que se publica sobre este tema lo escriben despachos contables para perseguir al cliente. Aquí lo ordeno desde el mostrador: qué pide el contador, qué ya puede conseguir solo y cómo darle lo demás sin volver a armar archivos. Contenido verificado en septiembre de 2026.
¿Qué es el Portal del Contador?
El Portal del Contador es un acceso donde tu contador entra a ver y descargar la información de tu negocio, sin depender de que tú se la envíes. El término se usa para tres cosas diferentes, y conviene saber de cuál te están hablando:
- El portal de facturas del SAT. Ahí quedan registradas las facturas que emites y las que te emiten tus proveedores. Tu contador puede consultarlas y descargarlas con tu autorización.
- El Portal Contador de Siigo Aspel. Es un espacio gratuito con registro para contadores, donde centralizan a los clientes que usan productos de Siigo en la nube, con calendario fiscal y capacitación. Es el que aparece primero cuando buscas el término en Google, y está pensado para el despacho contable. Lo describe la propia página de Siigo.
- El acceso del contador dentro de tu sistema. Un usuario propio para tu contador en el sistema donde vendes, facturas y registras compras, con permiso para consultar y descargar, sin poder vender ni cancelar nada.
Los tres resuelven lo mismo desde lugares distintos: que el contador entre a buscar lo que necesita. La diferencia está en cuánta de tu operación alcanza a ver cada uno, y para medir eso primero hay que saber qué te pide cada mes.
¿Qué documentos necesita tu contador cada mes?
Tu contador necesita cada mes tus facturas emitidas y recibidas en XML, tus estados de cuenta, el detalle de ventas por forma de pago, los gastos sin factura y, si tienes empleados, la nómina. La mitad de esa lista ya está en el SAT. La otra mitad solo existe en tu caja, en tu banco o en tu libreta.
| Documento | De dónde sale en un comercio con caja | ¿El SAT ya lo tiene? | Qué pasa si falta |
|---|---|---|---|
| Facturas emitidas en XML, incluida la factura global de ventas al público en general | Tu sistema de facturación o punto de venta | Sí | El contador puede bajarlas, pero sin tu operación no sabe qué ventas quedaron dentro de la global |
| Complementos de pago, notas de crédito y cancelaciones | Tu sistema de facturación | Sí | Ingresos que aparecen cobrados antes de tiempo o devoluciones que no restan |
| Facturas recibidas de proveedores y gastos en XML | Tus proveedores | Sí | Gastos que no se deducen porque nadie los relacionó con el negocio |
| Estados de cuenta del banco y de tarjetas | Tu banco | No | Depósitos sin explicar frente a lo facturado |
| Ventas por forma de pago y cortes de caja | Tu punto de venta | No | El efectivo no cuadra contra la factura global ni contra lo depositado |
| Gastos sin factura (casetas, estacionamiento, viáticos) | Tú | No | Salidas de dinero que nadie sabe a qué corresponden |
| Nómina, cuotas del IMSS y retenciones, si tienes empleados | Tu nómina | En parte (los recibos timbrados sí) | Pagos a empleados que no coinciden con lo declarado |
| Cuentas por cobrar y por pagar | Tu sistema de gestión o tu libreta | No | Ventas a crédito que parecen ingresos cobrados |
Dos detalles que ahorran vueltas. El contador trabaja con el XML de la factura, que desde el 1 de abril de 2023 solo puede ser CFDI 4.0 según el SAT; el PDF es la representación visual y no le sirve para cruzar datos. Y los complementos de pago importan cuando vendes a crédito o en parcialidades, porque marcan cuándo cobraste de verdad (lo explico a fondo en la guía sobre qué es el complemento de pago ). Si quieres repasar los tipos de comprobante, está la guía completa del CFDI 4.0.
Según el INEGI, en los Censos Económicos 2024, el 83.8% de los negocios cobraba en efectivo en 2023. Esa es la columna del “No”: el dinero que el SAT no ve hasta que alguien lo explica, y el que más preguntas le genera a tu contador.
¿Por qué mi contador me pide mis estados de cuenta?
Tu contador pide tus estados de cuenta para cruzar lo que entró a tu banco con lo que facturaste y lo que vendiste. Es una petición normal y la necesita para cerrar el mes.
En un comercio con caja, al banco llegan depósitos de muchas fuentes: las ventas con tarjeta que liquida la terminal, las transferencias de clientes, el efectivo que depositas, un préstamo de un familiar o un traspaso entre tus propias cuentas. El SAT puede ver esos depósitos. Si un depósito no tiene detrás una factura o una explicación, puede tratarse como un ingreso que no declaraste. Tu contador revisa el estado de cuenta justo para que eso no pase: separa lo que es venta de lo que no lo es y verifica que cada venta tenga su factura, sea individual o global.
Ese cruce se llama conciliación bancaria, y tiene su propio método. Si quieres entenderlo paso a paso, está explicado en la guía de conciliación bancaria para negocios. El estado de cuenta es tu información y darlo es razonable. La petición que sí merece una pausa antes de responder es otra.
¿Le tengo que dar mi e.firma a mi contador?
Para bajar tus facturas y preparar tu declaración mensual, tu contador por lo general no necesita tener tu e.firma guardada. La decisión de cómo y cuándo usarla es tuya, y lo sensato es tratarla como la llave de tu casa.
Ayuda separar tres cosas que en la conversación diaria se mezclan:
- La contraseña del SAT. Te da acceso al portal para consultar, descargar facturas y presentar varias declaraciones. Es lo que tu contador usa con más frecuencia.
- La e.firma. Es tu firma electrónica: con ella se firman trámites y documentos a tu nombre ante el SAT. Quien la tiene puede actuar como tú.
- El certificado de sello digital (CSD). Es el que usa tu sistema para timbrar facturas. Sirve para facturar; los trámites se firman con la e.firma. La diferencia está explicada en qué significa que un sistema cumpla con el SAT.
Si tu contador necesita la e.firma para un trámite puntual, pregúntale para qué es, decide tú y considera hacer ese trámite juntos. Lo que no conviene en ningún caso: mandarla por WhatsApp o dejarla en la misma carpeta compartida donde van tus facturas. Hay despachos, como Fintax, que lo recomiendan así en sus propias guías: la evidencia contable va por un lado y las credenciales por otro. Esto no sustituye la orientación de tu contador ni de un abogado; es la regla básica de higiene que yo seguiría.
Con la contraseña, tu contador ya puede resolver una parte grande del trabajo desde el propio SAT. ¿Qué tanto?
¿Cómo descargar tus facturas XML del SAT para tu contador?
Tus facturas emitidas y recibidas se pueden consultar y descargar desde el portal de facturas del SAT, con tu RFC y tu contraseña. En la práctica, lo hace tu contador: es parte de su rutina y no necesitas bajarlas tú para mandárselas.
Tu sistema de facturación también guarda el XML y el PDF de cada factura que timbras, así que tienes una segunda copia a la mano si el contador te pide una en particular o si el portal del SAT está lento en época de declaraciones. Las condiciones y límites de la descarga masiva los fija el SAT y cambian; tu contador sabe cómo trabajarlos.
Lo que el portal del SAT no te da es el contexto. Ve la factura global del día, pero no cuánto de esa venta entró en efectivo y cuánto con tarjeta. Ve la factura de tu proveedor, pero no de qué cuenta la pagaste ni si todavía la debes. Tampoco ve la gasolina sin factura ni el préstamo que depositaste. Ese contexto es lo que tu contador te pide con cada “mándame esto”, y es el insumo de lo que hace después.
¿Qué hace un contador cada mes con lo que le entregas?
Con lo que le entregas, tu contador revisa y cruza tus ingresos y gastos, calcula tus impuestos del mes, presenta la declaración mensual y te devuelve la evidencia. La declaración se presenta al mes siguiente del que se declara, y el día exacto depende de tu caso, así que pregúntale qué día necesita tu información para llegar a tiempo.
Un cierre de mes bien hecho te regresa algo a ti también. Fintax lo resume en cuatro entregables, y es buena referencia para saber qué pedir de vuelta:
- La declaración presentada y su acuse del SAT.
- El papel de trabajo: la hoja donde se ve cómo se calculó el impuesto.
- La evidencia del pago, si hubo impuesto a pagar.
- La lista de pendientes: facturas que faltaron, depósitos sin explicar, gastos que no se pudieron deducir.
Esa lista de pendientes es la que más dice de tu forma de entregar. Si cada mes trae los mismos huecos (el efectivo que no cuadra, los gastos sin nota), lo que hay que revisar es dónde vive tu información.
¿Cambia algo en la declaración mensual si estás en RESICO?
El cálculo cambia según tu régimen fiscal; lo que le entregas a tu contador, casi nada. En el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO) también necesita tus facturas emitidas y recibidas, tus estados de cuenta y el detalle de tus ventas. Qué se deduce, qué tasa aplica y qué se declara lo define tu contador según tu régimen, y si tienes duda de en cuál estás, es la primera pregunta que le haría.
Queda la pregunta práctica: la parte de la operación que el SAT no ve, ¿dónde la guardas para que tu contador la encuentre sin que armes nada?
¿Excel o un sistema para entregarle la información a tu contador?
Excel sirve si facturas poco y tu contador prefiere recibir archivos. Un sistema conviene cuando la venta, la factura, la compra y el pago quedan en el mismo registro y tu contador puede entrar a consultarlo. En medio hay varios caminos, y cada uno gana para un perfil distinto:
| Camino | Qué ve el contador | Qué sigue siendo trabajo tuyo | Para quién sirve |
|---|---|---|---|
| Excel o carpeta compartida | Lo que tú capturaste y subiste | Todo: acordarte, capturar, escanear y subir cada mes | Quien factura poco y tiene un contador que trabaja con archivos. Es gratis y lo entiende cualquiera |
| Portal de facturas del SAT | Facturas emitidas y recibidas completas | Efectivo, gastos sin factura, pagos y cuentas por cobrar | Cualquier contribuyente. Es la fuente oficial de facturas |
| Alegra | El contador trabaja dentro: administrador de XML, asientos automáticos y reportes de DIOT, RESICO, IVA e ISR | La operación de mostrador cuando se complica (traspasos, listas por cliente, precio por volumen) | El negocio cuyo contador o despacho ya usa Alegra. Ahí el contador trabaja dentro en vez de descargar |
| Bind ERP | La administración y la contabilidad en un mismo sistema: contabilidad electrónica, pólizas automáticas y DIOT | Adaptarse a un sistema que arranca desde la administración y donde el punto de venta cuelga de ahí | El negocio que quiere que su contador trabaje dentro del mismo sistema donde se factura |
| Siigo Aspel (Portal Contador) | A sus clientes que usan productos de Siigo en la nube, en un solo lugar | Usar productos de Siigo; si no, el portal no te sirve | El despacho que atiende a varios clientes con Siigo o Aspel |
| Pulpos | Facturas con XML y PDF (incluida la global), complementos de pago, notas de crédito, compras cargadas desde el XML del proveedor y ventas exportables a Excel, con un usuario de permisos limitados | La contabilidad: no es un sistema contable, no genera pólizas ni se conecta con CONTPAQi. La conciliación bancaria se contrata aparte | Quien quiere que venta, inventario, factura y compras salgan del mismo sistema y que el contador entre a consultarlos |
Hay que darle a cada uno lo suyo. Alegra es el camino más cómodo cuando tu contador ya trabaja en su plataforma: ahí no descarga nada, registra y declara desde la misma cuenta, y maneja varios RFC. Bind ERP lleva la contabilidad electrónica, las pólizas y la DIOT dentro del mismo sistema, y si tu contador está dispuesto a trabajar ahí, eso le quita trabajo real; lo que su página de software contable no documenta hoy es una integración con CONTPAQi. Si tu contador vive en CONTPAQi, la comparativa de CONTPAQi, Aspel y Bind ERP te ayuda a ubicarte.
Del lado de los sistemas de gestión con punto de venta, en Pulpos las facturas, los complementos de pago y las notas de crédito salen del mismo sistema en el que se vende y se mueve el inventario, con su facturación en línea. Puedes crear un usuario para tu contador con permisos para ver reportes sin tocar inventario ni ventas, y Pulpos, por ejemplo, anuncia un Portal de Contador para que el contador descargue facturas, pagos y la conciliación por su cuenta. Su límite para este caso es claro: tu contador sigue haciendo la contabilidad en su propio programa, y el botón para enviarle la conciliación bancaria viene con un complemento que se adquiere por banco y se contrata aparte del plan.
Mi criterio: elige según dónde trabaja tu contador y dónde vive tu operación. Si tu contador usa Alegra, el camino que conecta con ese programa te ahorra más horas a ti y a él; si usa CONTPAQi, pregunta en cada demo cómo le llega la información antes de decidir. Si tu contador trabaja con lo que le des y tu dolor es el Excel de cada mes, lo que lo elimina es que la venta y la factura ya estén registradas en un lugar al que él pueda entrar. Es la misma lógica que explico en cuándo pasar el inventario de Excel a un sistema, aplicada a lo fiscal. Elijas el camino que elijas, la rutina del mes cambia poco.
¿Cómo organizar la contabilidad de tu negocio para el contador cada mes?
Organizas la contabilidad de tu negocio registrando cada movimiento el día que pasa y dejando que tu contador lo consulte, en lugar de juntarlo todo a fin de mes. Esta es la rutina que recomiendo, sin importar el sistema que uses:
- Haz el corte de caja todos los días. Con ventas por forma de pago: efectivo, tarjeta y transferencia. Es lo que tu contador cruza contra la factura global y contra el banco. Si todavía no tienes el hábito, empieza con la guía de cómo hacer corte de caja.
- Pide el XML de cada compra al proveedor. Y regístralo en cuanto llega la mercancía.
- Documenta los gastos sin factura el mismo día. Una foto del comprobante con una nota de para qué fue.
- Revisa quién tiene acceso a qué. Tu contador con un usuario de solo consulta, y tus credenciales fuera de la carpeta compartida.
- Acuerda con tu contador una fecha límite. El día del mes en que todo tiene que estar registrado para que él empiece.
Esta rutina es la mensual. El cierre del año pide revisiones adicionales, y las ordeno en la guía de cierre fiscal de fin de año para comerciantes .
La respuesta a la pregunta del título, entonces: para entregarle todo a tu contador sin mandar Excel, deja de pensar en mandar. Lo que el SAT ya tiene, él lo baja. Lo que solo tienes tú, regístralo donde ya trabajas y dale un acceso para que entre a verlo. Tu e.firma se queda contigo.
Preguntas frecuentes
¿El contador necesita el PDF o el XML de la factura?
Tu contador necesita el XML de la factura. El XML es el CFDI que timbró el SAT y contiene los datos que él cruza y registra: RFC, importes, impuestos y folio fiscal. El PDF es solo la representación visual para que una persona la lea. Si tu sistema guarda los dos archivos, entrega siempre el XML, y el PDF únicamente cuando te lo pidan para revisar algo a simple vista.
¿Puedo darle a mi contador acceso a mi sistema de ventas sin que pueda modificar nada?
Sí, siempre que tu sistema permita crear usuarios con permisos limitados. Crea un usuario propio para tu contador, nunca le prestes el tuyo, y deja activos solo los permisos de consulta y descarga de reportes y facturas. Antes de compartirlo, entra con ese usuario y confirma que no puede vender, borrar productos ni cancelar facturas. Revisa esos permisos cada vez que cambies de contador.
¿Qué pasa si no le entrego a tiempo los documentos a mi contador?
Tu contador tendrá que declarar con información incompleta o presentar la declaración fuera de plazo. En el primer caso, lo más común es corregir después con una declaración complementaria. En el segundo, el SAT puede cobrar actualizaciones y recargos sobre el impuesto que se pagó tarde. Por eso conviene acordar con tu contador una fecha fija del mes para tener todo registrado.
¿Quién debe guardar las facturas y los estados de cuenta, yo o mi contador?
La obligación de conservar la contabilidad y sus comprobantes es tuya como contribuyente. Tu contador trabaja con copias y puede ayudarte a ordenarlas, pero si cambias de despacho o el SAT te pide información, quien responde eres tú. Guarda tus XML, estados de cuenta y declaraciones en un lugar propio, y pregúntale a tu contador cuántos años debes conservarlos en tu caso.
¿La factura global de las ventas al público en general también se la doy al contador?
Sí, la factura global también va para tu contador. Es la que ampara las ventas que hiciste sin factura individual, casi siempre las de mostrador en efectivo. Tu contador la cruza contra tus cortes de caja y tus depósitos para confirmar que todo lo vendido quedó facturado. Si tu sistema la emite por periodo o por método de pago, dale también el detalle de ventas de ese periodo.